VERKOOP JOUW NIEUWS!


Met haar boek ‘Geen commentaar’ kiest Sara Vercauteren, woordvoerder bij Medialaan, voor een titel die zegt wat je vooral niét moet doen. Tijdens de studiedag communicatie van de VMSW voor de sociale huisvestingsmaatschappijen in november, vertelt Sara wat je best wél doet. Enkele kerntips.


Trek de deur niet dicht met de mededeling “Wij antwoorden niet op vragen”. Het is meteen de basisfilosofie van Sara Vercauteren als het gaat over perscommunicatie: “Ik geloof in open en transparante communicatie. Door je niet te verschuilen, maar snel en correct te communiceren bereik je veel meer. Je moet praten over zowel de goede dingen als de foute. In deze ‘openbare’ tijden van sociale media stellen meer mensen rechtstreeks vragen, zonder dat ze daar journalisten voor nodig hebben. Ga dus de uitdaging met de lastige vragen zeker niet uit de weg.” Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Met deze vuistregels van Sara kom je al een eind vooruit.

 

 

TIP 1: BEREID JE VOOR

Zoals met alles in het leven, is een goede voorbereiding belangrijk. Sara benadrukt: “Je moet even wat denkwerk doen, maar je wint er absoluut bij. Maak een lijst van alle stakeholders die van jouw communicatie op de hoogte moeten zijn en in welke volgorde je hen wilt bereiken. Giet alles in een beknopte timing.” “Bepaal welke kernboodschap mensen moeten onthouden. En hoe je mensen (in die specifieke regio) kunt bereiken. Kies in functie daarvan jouw kanalen. Vergeet zeker jouw eigen kanalen niet in de mix: pers is slechts één doorgeefluik. Jouw website of sociale media zijn minstens even belangrijk om de boodschap te ondersteunen. Let erop dat de berichten in al jouw kanalen afgestemd zijn op elkaar en dezelfde boodschap uitdragen. Dan heb ik het niet over identiek dezelfde tekst, maar twee berichten mogen elkaar niet tegenspreken”, vult Sara nog aan. 

 

TIP 2: PRIKKEL  DE JOURNALIST

Reik journalisten ‘ongewoon nieuws’ aan. Sara verduidelijkt: “Journalisten schrijven niet over het alledaagse, maar over het bijzondere. Ze schrijven bijvoorbeeld niet over de duizenden mensen die elke dag gezond en wel op hun werk geraken, maar wel over het vrij kleine percentage arbeidsongevallen. Probeer jouw nieuws dus te vertalen naar prikkelende informatie. Haal jouw architect erbij en laat hem of haar vertellen over alle vernuftige technieken die verwerkt zitten in het nieuwbouwproject of in deze speciale renovatie. Laat het gezin dat in de woning zal wonen aan het woord. Geef een cijfer: zoveel kilo’s hoogtechnologisch materiaal zit in deze nieuwbouw. Of haal een onderzoek aan dat iets aantoont waar jij met jouw project op inspeelt…” “Dat je deze zaken zelf aanbiedt, zorgt bij de journalisten voor een tijdswinst. Zij willen liever niet zelf op zoek gaan naar voorbeelden of quotes. Je kunt ook één journalist de primeur geven: dan verhoog je de kans dat hij of zij het verhaal brengt. Wissel goed af zodat elke journalist wel eens de primeur krijgt.”

 

TIP 3: BOUW EEN GOEDE BAND OP

Om een systeem van primeurs toe te passen, ken je best de journalisten die over jouw thema schrijven. Een goede band met hen is belangrijk. Hoe geraak je daar? Sara: “Breng eerst goed in kaart wie er altijd over jou schrijft. Bel daarna die mensen op met nieuws over jouw organisatie. Interesseert het hen? Kennen ze jouw organisatie wel? In welke vorm krijgen ze hun informatie graag? Kun jeze een volgende keer nog eens bellen? Zorg dat de journalist weet dat hij bij jou terechtkan. Als ze jouw stem al eens hoorden, is de drempel om jou te bellen minder groot in de toekomst. De kans dat je in een noodsituatie gevraagd zult worden om enkele dingen te verduidelijken, verhoogt ook. Dat krediet moet je geleidelijk aan afdwingen.”

 

TIP 4: OEFEN VOORAF EEN CRISISSITUATIE

En dat brengt ons moeiteloos bij de volgende tip: oefen een crisissituatie eens vooraf. “Het gaat vooral over het maken van enkele duidelijke afspraken op voorhand. Bepaal wat een crisis is voor jouw organisatie en welke crisissen er zoal kunnen voorkomen. Stel een crisismanagementteam en een crisiscommunicatieteam samen.
Het managementteam zorgt voor het wegnemen of oplossen van de crisis. Het communicatieteam moet de juiste info krijgen van het managementteam en alle mogelijke partijen continu informeren.” “Ik besef dat sommige organisaties in de sociale huisvestingssector vrij klein zijn, maar ook met 2 of 3 mensen kun je al veel bereiken”, verduidelijkt Sara. “Het zal gebeuren dat de directeur de spilfiguur is in het crisismanagementteam én eigenlijk ook – binnen de dagelijkse werking – de communicatie grotendeels verzorgt. Het is moeilijk om tijdens een crisis die twee rollen tesamen op te nemen. Duid op voorhand een rechterhand aan die in een crisis de communicatierol op zich mag nemen of minstens kan assisteren. Of laat de rechterhand het managementwerk opnemen, zodat de directeur op de communicatie kan focussen. Maar verdeel de rollen sowieso.”

 

TIP 5: GEEF INTERN VOORRANG

Een laatste tip, maar eentje die aan de basis ligt van alles: voor je communiceert naar de buitenwereld, communiceer je intern. Sara legt uit: “Het lijkt een open deur intrappen, maar dit is echt belangrijk. Intern gaat absoluut voor op extern. Stuur bijvoorbeeld een e-mail naar iedereen in jouw organisatie enkele minuten voor je een persbericht uitstuurt. Of licht het mondeling toe als dat mogelijk is.”
“Grijp daarbij ook terug naar de lijst met stakeholders die je maakte in jouw voorbereiding. Want onder ‘interne’ mensen vallen bijvoorbeeld ook bestuurders uit jouw raad van bestuur of in sommige situaties zelfs de buurtbewoners. Zorg dat ze weten wat je communiceert, voor de pers hen belt om hun mening. Op die manier kunnen ze jouw boodschap bevestigen én versterken.”

 

Tekst: Ann Reynaert, coördinator digitale communicatie
Foto: Medialaan

GEEN COMMENTAAR

101 tips voor woordvoerders en persverantwoordelijken

 

Voor haar boek over perscommunicatie putte Sara uit haar eigen ervaring en uit vele gesprekken met andere woordvoerders om de knepen van het vak, de truken van de foor, de interne processen en de geheimen van de unieke relatie met journalisten uit de doeken te doen. Ze geeft een blik achter de schermen en beschrijft wat er echt speelt bij het werk van woordvoerders en persmedewerkers.

Uitgeverij: Pelckmans Pro