TIJDENS DE TWEEDE VISITATIERONDE

 

EEN VERBETERPLAN ALS OPPORTUNITEIT VOOR INNOVATIE: HET VERHAAL VAN TUINWIJK


Nu de tweede visitatieronde op kruissnelheid komt, valt het op dat een aantal sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM’s) merkbaar betere resultaten kan voorleggen dan in de eerste ronde. Soms zijn dat SHM’s die in de eerste ronde een verbeterplan opgelegd kregen. Daarbij stelt zich de vraag of er een oorzakelijk verband is. Woonwoord is nieuwsgierig en ging praten met Tina Verkaeren, de directeur van Tuinwijk uit Lokeren. 

 

 

 

Een dergelijke omschakeling lukt enkel als iedereen heeft kunnen meedenken.
Tina Verkaeren, directeur Tuinwijk

 

 

Tina vertelt dat Tuinwijk met een open mind tegen de eerste visitatie aankeek. “We zagen het een beetje naïef als een soort gratis doorlichting en waren ons bewust dat er zeker nog ruime groeimarge was.” Tuinwijk wilde per se bij de eerste visitaties zijn en dat is volgens Tina achteraf een fout gebleken. De SHM wilde de visitatie aangrijpen als een soort leidraad om zichzelf te innoveren. “Met wat ik nu weet, was het beter geweest mochten wij al aan het innoveren geslagen zijn als de visitatie langskwam.”

 

VAN VERBETERPLAN NAAR BELEIDSPLAN

 

Het rapport kwam niet echt als een verrassing, maar het feit dat er een verbeterplan werd opgelegd, zorgde wel voor een schok. “We zagen dat als een sanctie en dat kwam bij mijn collega’s en bij mij toch wel behoorlijk hard aan.”
Gelukkig reageerde de raad van bestuur van Tuinwijk zeer goed, vertelt Tina. “Die zijn blijven onderstrepen dat ze alle vertrouwen hadden in onze ploeg en dat heeft ons geholpen om er opnieuw tegenaan te gaan. Uiteindelijk zijn we het verbeterplan veeleer als een opportuniteit dan als een sanctie gaan bekijken.” Die andere insteek heeft volgens Tina voorenergie gezorgd bij haar en haar collega’s.

 

Tina legt uit dat die andere houding ertoe leidde dat men het verbeterplan meer als een beleidsplan is gaan zien. Die nieuwe invalshoek is hen zo goed bekomen dat ze ook na het tweede – veel betere – visitatierapport een beleidsplan hebben opgemaakt op basis van de aanbevelingen in het visitatierapport. “Dat kan je ook als een verbeterplan zien, zij het dan een vrijwillig plan.”

 

EXTRA MOTIVATIE

 

Het opgelegde verbeterplan heeft volgens Tina de zaken op scherp gezet en zorgde voor een extra motivatie bij haar en haar collega’s. “We hebben een strategisch plan uitgewerkt en ook een strategisch HRM-plan die allebei als basis fungeerden om de organisatiestructuur aan te pakken. Ook hebben we een SWOT-analyse  gemaakt.” Dat alles was het uitgangspunt voor een beleidsplan met doelstellingen op korte en lange termijn, waarbij de objectieven tijdsgebonden en meetbaar zijn. Concreet heeft Tuinwijk ingezetop drie domeinen. Er kwam een nieuwe organisatiestructuur met nadruk op HRM. Daarnaast werd gezorgd voor een nieuwe huisstijl en betere communicatie met onder andere een huurderskrant. En ten slotte werd er een nieuwe website ontwikkeld. 

 

Tina geeft wat meer duiding bij de nieuwe organisatiestructuur. “Toen ik hier aankwam, merkte ik dat men hier zeer taakgericht werkte. Mensen kregen een taak, werkten die af en kwamen dan een andere taak vragen. Wij willen evolueren naar meer resultaatsgericht werken met een actieve inbreng van de mensen.” De nieuwe organisatiestructuurvan Tuinwijk gaat ervan uit dat mensen hun deskundigheid ook aangrijpen om na te denken over hun functie en over wat Tuinwijk als SHM wil bereiken. Dat ze meer verantwoordelijkheid nemen en eigen ideeën aandragen. Uiteindelijk bleken de collega’s van Tina daar achter te staan. 

 

Tuinwijk heeft voor dit veranderingsproces de hulp ingeroepen van professor Alex Vanderstraeten van de UGent. Die heeft met iedere medewerker een apart gesprek gevoerd om te peilen naar de verwachtingen van de mensen, hoe ze zich voelen bij Tuinwijk en wat hun visie op de toekomst is. Daarnaast is er ook een tevredenheidsenquête gehouden bij alle medewerkers. “Op basis van al deze bevindingen zijn we dan tot een nieuw organigram en tot resultaatsgerichte functiebeschrijvingen gekomen, zodat iedereen weet waarvoor hij/zij eindverantwoordelijke is en voor welke taken hij/zij mee verantwoordelijk is. Daarnaast zijn er ook heel wat opleidingen gegeven om iedereen vertrouwd te maken met resultaatsgericht werken.”

 

IEDEREEN DOET MEE

 

Bij dit alles benadrukt Tina dat heel het team meegewerkt heeft aan het verbeterplan en daarna samen aan de kar is blijven trekken. “Een dergelijke omschakeling lukt enkel als iedereen heeft kunnen meedenken en iedereen gemotiveerd is om de omslag te maken. Uiteraard is er nog voldoende marge tot verbetering, maar ik kan je wel verzekeren dat hier een goed en hecht team aan het werk is en dat er een zeer goede sfeer heerst. De mensen komen graag werken.” 

 

Mogen we stellen dat Tuinwijk anders aankeektegen de tweede visitatie? Tina geeft aan dat Tuinwijk een stuk minder naïef in dat verhaal is gestapt, iedereen heeft zich veel beter voorbereid. “Ik merkte wel bij mij en mijn collega’s dat de nieuwe visitatie behoorlijk wat stress met zich meegebracht heeft. We hebben keihard gewerkt aan het verbeterplan en de implementatie ervan. Je wil dat dan echt aantonen in een al bij al toch beperkte tijdsspanne. Ik weet dat we in de eerste plaats werken voor onze klanten, maar anderzijds is het ook wel fijn voor ons allen dat we erkenning krijgen voor de geleverde inspanningen. Ik ben dan ook in de eerste plaats blij voor mijn collega’s, die zich volledig gesmeten hebben en zeer hard gewerkt hebben.” 

 


Tekst: Gerd De Keyser, coördinator Wonen-Welzijn
Foto's: Jan Loeman