DIGITALE (R)EVOLUTIE

 

SOCIALE WOONPROJECTEN DIGITAAL OPVOLGEN

 

Met het programma digitale projectopvolging bevinden de sociale woonactoren zich aan de vooravond van een digitale revolutie. Of is het eerder een evolutie? We vragen het aan Jan Dooms, directeur ICT, en Tom Vanden Eede, opdrachthouder thesaurie, van de VMSW. Zij volgen deze (r)evolutie al van bij het begin op.

 

De VMSW heeft al heel wat ICT-toepassingen. Waarom is een nieuw programma nodig?


Tom Vanden Eede: “De opvolging van de sociale woonprojecten is een kernopdracht van de VMSW. Daarvoor gebruiken we een hele reeks ICT-toepassingen. Die groeiden de voorbije jaren vanuit de verschillende afdelingen en diensten van de VMSW om de ‘papieren’ processen te ondersteunen. Van interactie tussen die toepassingen was toen nog geen sprake. Daardoor vroegen we informatie vaak verschillende keren op. Gevolg: dubbel werk, inconsistente gegevens en versnipperde informatie. Wijzigt een project of verandert de regelgeving, dan is het een hele klus (en soms zelfs onmogelijk) om de nodige aanpassingen te doen. Een bron van frustratie voor velen. Daarom zijn we gestart met het programma ‘digitale projectopvolging’.”

 

Tom Vanden Eede, Opdrachthouder thesaurie - Jan Dooms, Directeur ICT

 

 

Wat houdt dat programma concreet in?


Jan Dooms: “We optimaliseren al onze toepassingen om woonprojecten te begeleiden, wat het leeuwendeel vormt van onze interacties met de sector en van de interne werking van de VMSW. Daarnaast verzamelen we ook alle informatie over het patrimonium.”


Een ambitieus plan. Hoe gaat de VMSW dat aanpakken?


Jan: “We werken nu aan het voorbereidend – eerder technisch – traject waarvan onze klanten, de sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM’s) bijvoorbeeld, niet veel zullen merken. Dat is de basis voor de twee trajecten die we opstartten: het patrimoniumbeheer en de dossieropvolging of casemanagement.”

 

Wat is casemanagement?


Jan: “Casemanagement is een gespecialiseerd softwarepakket voor dossierbeheer. Dat pakket beschikt bovendien over een aantal bouwstenen zoals takenbeheer, het beheer van de historiek van een dossier, een klantenportaal, ….”
“Met dit casemanagementpakket willen we één platform creëren om sociale woonprojecten op te volgen, dat toegankelijk zal zijn voor de SHM’s en de VMSW, maar ook voor de ontwerpers, de lokale besturen en liefst alle andere mogelijke betrokkenen. Iedereen beschikt dan over dezelfde informatie, wat de communicatie en samenwerking alleen maar ten goede kan komen.”
“We zullen alle processen om woonprojecten op te volgen integreren. De projectopvolging komt het eerst aan de beurt: de aanmelding, de beleidstoets, het lokaal woonoverleg, … tot en met de programmatie op de meerjarenplanning, de korte termijnplanning en het jaarbudget. Met die eerste fase hopen we midden 2020 klaar te zijn. Daarna volgen de technische adviezen, de uitvoeringsfase met e-invoicing en tot slot de omgevingswerken in beheer van de VMSW.”

 

 

“Met dit casemanagementpakket beschikt iedereen over dezelfde informatie, wat de communicatie en samen­ werking alleen maar ten goede kan komen.”
Jan Dooms

 

 

Mooi. En tegelijkertijd loopt er een traject rond patrimoniumbeheer?


Jan: “Exact. Eerst komt de projectsimulator aan de beurt. Hierin herwerken we de simulatietabel die we gebruiken om de nodige berekeningen te kunnen maken. We vertrekken van de unieke woning-ID, die in alle Vlaamse toepassingen de leidende sleutel moet worden. Daardoor zal de communicatie met andere administraties in de toekomst vlotter verlopen. We zorgen er ook voor dat we al onze informatie over woningen kunnen hergebruiken. Zo moeten SHM’s die niet opnieuw ingeven, bijvoorbeeld als ze een renovatieproject willen starten. In een tweede fase komt het grondenbeheer aan de beurt. Eens die bouwstenen goed zitten, gaan we onze planning verder concretiseren.”

 

Er zal in de toekomst heel wat veranderen voor de woonactoren, lijkt me.


Tom: “Klopt. Het programma digitale projectopvolging luidt een nieuwe manier van werken in, die vooral veel efficiënter en transparanter zal zijn. We zullen werken met één portaal en niemand zal nog gegevens dubbel moeten ingeven. Iedereen zal in de toekomst beschikken over dezelfde gegevens en zal een volledig overzicht kunnen bekijken van zijn of haar dossiers, zelfs met hun historiek. Een belangrijke troef is ook dat de communicatie over een dossier gevoelig zal verbeteren.”

 

 

“We zullen het programma in fasen implementeren, gespreid over meerdere jaren. Het wordt dus eerder een evolutie dan een revolutie.”
Tom Vanden Eede

 

 

Zijn de woonactoren klaar voor die digitale revolutie?


Tom: “Eerst en vooral wil ik opmerken dat we het programma in fasen zullen implementeren, gespreid over meerdere jaren. Het programma vertrekt van de bestaande processen en het gebruiksgemak staat centraal. Bovendien zal de VMSW de woonactoren betrekken en ondersteunen. We organiseren sessies met hen, zodat we maximaal kunnen rekening houden met hun verwachtingen. Tijdens deze fase werken we samen met SHM’s, lokale besturen, ontwerpers en onze eigen medewerkers. We voorzien ook de nodige communicatie en opleidingen. Voor de directies van de SHM’s werken we een aanbod uit, zodat zij het programma vlotter kunnen implementeren. Het wordt dus eerder een evolutie dan een revolutie.”

 

Getest en gewogen


De VMSW probeert bij nieuwe toepassingen de toekomstige gebruikers zo vroeg mogelijk te betrekken. De voorbije weken gaven medewerkers van de VMSW, SHM’s, lokale besturen en architecten via proefschermen feedback over de eerste fase van het programma digitale projectopvolging. Het aanvankelijke scepticisme ruimde plaats voor enthousiasme. We spraken enkele deelnemers van de gebruikerssessies.

 

Hoe kijk je nu naar het programma digitale projectopvolging?


Wim: “Ik ben zeer ‘digital minded’ en ben dus zeer positief. Het belangrijkste in deze fase is het harmoniseren van de verschillende platformen (documentenportaal, programmatie, …) en de logische opbouw en efficiëntie.”
Hannelore: “Een grote troef is dat het nieuwe programma een duidelijk visueel beeld weergeeft, waarbij je projecten per fase kan opvolgen. Nieuwe functies zorgen ervoor dat je steeds een overzicht behoudt over de stand van zaken.”
Jan: “Wat ik vooral toejuich, is de opbouw van het nieuwe instrument. Waar de bestaande toepassingen eerder gegroeid lijken te zijn vanuit de taakverdeling binnen de VMSW, zien we dat het nieuwe programma is opgebouwd vanuit de logica van de gebruikers.”

 


Wim Gevaert, De Gentse Haard

 

Hannelore Vanwinge, Kantonnale Bouwmaatschappij van Beringen voor Huisvesting

 

Jan Wouters, Woonhaven Antwerpen

 

Zal het programma digitale projectopvolging een invloed hebben op je werk?


Wim: “Ik verwacht vooral een hogere efficiëntie.”
Jan: “Het nieuwe instrument zal de projectmedewerkers stap voor stap begeleiden. We zullen projecten makkelijker kunnen opvolgen. De kans dat je essentiële stappen overslaat of vergeet wordt kleiner.”


Denk je dat het moeilijk zal zijn om dit programma te implementeren binnen je SHM?


Wim: “Ik zie geen moeilijkheden in de implementatie, maar een goede opleiding voor alle SHM’s zal zeker nodig zijn.”
Hannelore: “De inzet vanuit de VMSW om het programma zo gebruiksvriendelijk mogelijk te ontwerpen, garandeert een vlotte hantering. Na enkele kleine, wankele stapjes in het begin, zal het programma al snel zijn praktische waarde betuigen om een overzichtelijk projectverloop te behouden, beloofd!”

Jan: “De implementatie zal zeker een inspanning van ons vragen. Maar, ik verwacht dat we redelijk snel vertrouwd zullen zijn met het nieuwe instrument en dat we het meer dan nu zullen ervaren als een echt hulpmiddel.”


Heb je een tip/ goede raad?


Jan: “Ik hoop dat de andere onderdelen (zoals pat online) zo snel mogelijk zullen worden geïntegreerd en dat er niet al te snel grote wijzigingen in de regelgeving komen, zodat we kunnen evolueren naar een duurzame en betrouwbare projectomgeving voor de SHM’s en de VMSW.”
Wim: “Gewoon doen!”

 

SCORES VAN DE  SHM’S NA DE GEBRUIKERSSESSIE

  • Het programma digitale projectopvolging is nodig: 4,9/5
  • Het programma digitale projectopvolging biedt vele voordelen: 4,7/5
  • Mijn SHM is klaar om het programma te implementeren: 4,3/5

 

Tekst: Hilde Rekkers, change manager
Foto: Isabelle Plancquaert

In 2020

Het programma digitale projectopvolging loopt over verschillende jaren. In maart 2020 centraliseert de VMSW alle financiële gegevens op één plaats. Een noodzakelijke eerste stap, waarvan externe gebruikers niet zo veel zullen merken. Half 2020 volgt dan de lancering van het nieuwe projectportaal en de vernieuwde projectsimulator. De VMSW organiseert opleidingen voor de verschillende gebruikers.