WOONHAVEN EN DE MANDEL WIJZEN DE WEG
Online bewonersvergaderingen: zo kan het ook
Dat corona ons leerde improviseren is intussen wel duidelijk. Woonhaven Antwerpen en De Mandel probeerden de online bewonersvergadering uit. Hanne Mistiaen deed het bij De Mandel en Yves Covent bij Woonhaven. Het werd een boeiend Teamsgesprek.
Hanne Mistiaen vertelt dat De Mandel absoluut voeling wilde blijven houden met participerende huurders en de meldpunten onder huurders. Hier speelt een groepsdynamiek die door de coronamaatregelen verloren dreigde te gaan.
Bij Woonhaven ligt dat anders. Zij zitten middenin een grote renovatieplanning met veel verhuisbewegingen. Woonhaven werkt normaal met grootschalige informatiemomenten voor alle bewoners van een complex. Die zijn nodig omdat renovatie en verhuis het leven van de huurders sterk beïnvloeden. Woonhaven wil goed communiceren met de huurders. Na een brainstorm met de communicatiedienst besloten ze een online vergadering uit te proberen. De hamvraag bij dit alles was of huurders wel voldoende digitaal actief zijn om ze op die manier te betrekken.
Een smartphone is voldoende
Dat blijkt volgens Yves Covent van Woonhaven reuze mee te vallen.
Yves: “Lang niet iedere huurder heeft een computer, maar vrijwel iedereen heeft een smartphone en dat is voldoende om online te vergaderen. Via de website van Woonhaven kunnen huurders deelnemen. Ze klikken op een link die hen naar Microsoft Teams brengt. Volgt de huurder via een computer, dan lukt dit via de browser. Volgt hij via een smartphone, dan wordt hij via de link naar de Teams-applicatie verwezen. Hoe alles werkt en welke stappen er gezet moeten worden, staat duidelijk uitgelegd op onze website.”
De Mandel gebruikt Zoom, waarvan er een gratis versie bestaat. In tegenstelling tot Woonhaven houdt De Mandel geen online vergaderingen voor eenmalige informatievergaderingen.
Hanne: “Het technisch aspect vormt een relatief lage drempel omdat mijn collega’s en ik hier veel tijd in steken. Vooraf bellen we iedere potentiële deelnemer persoonlijk op. Als dat nodig is, laten we hen individueel oefenen zodat ze weten hoe ze zich moeten aanmelden. Op het tijdstip van de vergadering zelf helpen mijn collega’s hen om in te bellen. Ik kan alleen maar vaststellen dat de opkomst even groot is als bij fysieke vergaderingen.”
Ook Yves is best tevreden over de opkomst bij de online vergaderingen. Yves: “Ik organiseerde er al vier. De opkomst bedraagt tussen de 30 en 40% van de bewoners. Er was een vergadering voor de bewoners van een complex met 340 appartementen en daar lag de opkomst boven de 30%. Dat zijn dus meer dan 100 schermen. Best indrukwekkend. Mensen volgen de vergadering vooral via de smartphone.”
Valabel alternatief
Verder geeft Yves aan dat Woonhaven met de online vergaderingen ook een ander publiek bereikt, vaak mensen die nooit naar fysieke bewonersvergaderingen komen. Yves en zijn collega’s merken dat mensen volgen terwijl ze de aardappelen schillen of de kinderen een bad geven. Hij vindt fysiek contact noodzakelijk, maar beschouwt online vergaderen in deze tijden als een valabel alternatief. Volgens Hanne lopen online vergaderingen ook gestructureerder. Ze kunnen gemakkelijker gemodereerd worden en mensen praten quasi niet door elkaar.
Woonhaven hield intussen zowel kleine als megagrote vergaderingen. Bij een kleine vergadering met bewoners van negen appartementen kunnen de mensen vragen stellen via de camera. Als er meer dan 100 mensen deelnemen, lukt dat niet. Woonhaven werkt dan met een sms-box. De vragen worden gestructureerd verzameld en na de presentatie krijgen de bewoners antwoorden op gegroepeerde vragen. Als er veel deelnemers zijn, blijven de microfoons afgesloten en de mensen respecteren dat probleemloos.
“De opkomst voor online vergaderingen is even groot als bij fysieke bijeenkomsten.”
Hanne Mistiaen, De Mandel
Leerproces
Zowel Hanne als Yves vertellen dat mensen de digitale sprong wagen, maar nog in een leerproces zitten. De virtuele handjes in Teams en Zoom vinden de huurders meestal niet, maar die worden vervangen door echte zwaaiende handen en dat werkt wonderwel bij kleinschalige vergaderingen.
Hanne: “Ik kan niet zeggen dat je met online vergaderingen een ander publiek bereikt, omdat de online vergaderingen van De Mandel voor vaste groepen zijn. Al merk ik wel dat mensen blijven komen: dat is zeker positief.” Yves vindt zeker dat Woonhaven een ander publiek bereikt: meer werkende mensen, mensen met een fysieke beperking en jonge mensen. Anderzijds verliest Woonhaven ook mensen die wel naar de fysieke vergaderingen komen.
En na corona?
De voor de hand liggende vraag is wat er na corona zal gebeuren. Zal men dan fysieke en online vergaderingen combineren? Bij Woonhaven is men er nog niet uit.
Yves: “Zelf ben ik niet overtuigd van die combinatie. Netwerken is belangrijk, en dat kan veel beter bij een fysieke vergadering.” Hanne geeft aan dat bij de online vergaderingen van De Mandel het informele gedeelte langer duurde dan het formele. Daar wordt ook bewust ruimte voor gelaten, maar dat is makkelijker gezien het kleiner aantal deelnemers. Ze heeft zeker begrip voor de bedenking van Yves, gelet op de grootschalige vergaderingen van Woonhaven. Beiden geven aan dat deze vorm van vergaderingen nieuw is en dat het nog altijd wat zoeken en experimenteren blijft, maar dat op zichzelf is boeiend.
Tekst: Gerd De Keyser, coördinator Wonen-welzijn