GROEPSAANKOPEN

 

De voordelen van groepsaankopen

 

Verschillende sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM’s) organiseren, samen met collega-verhuurders, groepsaankopen of ze tekenen als aankoopcentrale in op groepsaankopen die anderen organiseren. Zo realiseren ze voordelen voor hun eigen werking én voor hun huurders. We spraken met enkele SHM’s en koepelorganisatie VVH.

 

De meeste groepsaankopen zijn raamovereenkomsten. De procedure voor een groepsaankoop start vaak met een marktverkenning. Dan volgt het opmaken van een bestek, waarin de inhoud van de opdracht, de selectie- en de gunningscriteria worden opgenomen. Op basis van dit bestek gun je - nadat je de gunningsprocedure doorloopt - de opdracht aan een of meerdere van de inschrijvers. Hoe de procedure precies verloopt, hangt af van welke soort overheidsopdracht het is. Het kan bijvoorbeeld al dan niet via een procedure met onderhandeling.

 

Portretfoto van Rudy Clé, Deira De Rijcke en Wim Gevaert

Rudy Clé, diensthoofd engineering bij Woonhaven Antwerpen 
Deira De Rijcke, stafmedewerker algemeen beleid bij VVH
Wim Gevaert, adjunct-directeur bij De Gentse Haard

 

 

Keuze genoeg

 

SHM’s maken zelf of via een aankoopcentrale gebruik van groepsaankopen voor tal van zaken: gas en elektriciteit, verzekeringen (hospitalisatie, burgerlijke aansprakelijkheid, arbeidsongevallen, …), onderhoud van liften, brandbestrijdingsmiddelen, warmte- en watermeters, ICT-materiaal, ... De groepsaankopen zijn voornamelijk voor diensten en leveringen interessant.

 

In het verleden organiseerde Woonhaven ook een groepsaankoop voor veiligheidscoördinatoren. Dit was een van de eerste aanbestedingen die samen met Antwerpse SHM’s werd opgesteld. “Achteraf hebben we beslist om deze aanbesteding toch terug individueel te doen”, vertelt Rudy Clé van Woonhaven Antwerpen: “Zo creëren we namelijk meer verscheidenheid en kansen om met meerdere veiligheidscoördinatoren samen te werken.”

 

Op een bepaald moment werd vanuit de technische werkgroep van de VVH beslist om verschillende procedures open te trekken voor de hele sector. Alle SHM’s kunnen er dus gebruik van maken (bij een volgende raamovereenkomst). De VVH fungeert daarbij soms als aankoopcentrale en maakt soms gebruik van de occasionele gezamenlijke opdrachten. Bij die laatste moeten de deelnemende SHM’s voor de start van de procedure expliciet bevestigen dat ze gaan deelnemen, in tegenstelling tot wanneer ze optreden als aankoopcentrale. Deira De Rijcke van VVH: “Het eerste biedt wat meer zekerheid op effectieve afname en kan in bepaalde situaties nog meer impact hebben op de prijs.” Heel veel SHM’s hebben de weg naar deze groepsaankopen al gevonden. Zo organiseert de VVH groepsaankopen voor maaltijdcheques en voor verzekeringen, zoals onder meer hospitalisatie, burgerlijke aansprakelijkheid, arbeidsongevallen en ABR. Enkele andere aankoopcentrales waar SHM’s zich bij kunnen aansluiten zijn CREAT (Farys), het Facilitair Bedrijf en het Vlaams Energiebedrijf (aankoop energie), stad Antwerpen, stad Gent, enz.

 

Infografiek over groepsaankoop

 

 

“We bespaarden in 2019 tot 50% voor onze burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering.”

 


 

Schaalvergroting

 

“Door de schaalvergroting van groepsaankopen geniet je van tarieven die je als individuele koper niet kan onderhandelen”, weet Femke Verfaillie, juridisch adviseur bij WoninGent. Via groepsaankopen kan je betere voorwaarden bedingen vanuit de samengevoegde volumes, waardoor vooral de kleinere SHM’s mee kunnen delen in de schaal van de grotere SHM’s, wat op zijn beurt zorgt voor betere prijzen.

 

“Overweeg wel altijd per dossier of het interessant is om gebruik te maken van groepsaankopen”, waarschuwt Wim Gevaert van De Gentse Haard. “Schaalvergroting is niet altijd aangewezen. Hou rekening met de relatie tussen kostprijs en dienstverlening. Het eerste primeert niet altijd. Door schaalvergroting kan je de kleine kmo’s niet altijd bereiken, en dat is niet altijd wenselijk.”

 

Financiële besparing

 

Groepsaankopen kunnen dus zorgen voor een serieuze besparing in de eenheidsprijs die je als SHM betaalt. Dit is ook voordelig voor de huurders: zij betalen een lagere prijs voor de diensten en producten die via de huurlasten worden verdeeld en waarvoor zij moeten instaan.

 

Door de groepsaankoop voor maaltijdcheques die VVH in 2019 startte, werd de factuur voor de beheerskost op basis van de nieuwe voorwaarden maar liefst gemiddeld 80 à 90% goedkoper. Door de groepsaankoop verzekeringen van hetzelfde jaar werden besparingen tot 50% voor burgerlijke aansprakelijkheid en 34% en 27% voor arbeidsongevallen en voertuigen gerealiseerd. “Een duidelijk bewijs dat samenwerken loont”, aldus Deira De Rijcke van VVH.

 

Besparing in werklast

 

De procedure voor de raamovereenkomst opvolgen vergt een zekere inspanning en de nodige werkuren. Maar door samen te werken met de collega-SHM’s en voor bepaalde zaken gebruik te maken van een aankoopcentrale wordt er veel werk bespaard. Sommige SHM’s hebben ook meer ervaring dan anderen en kunnen deze ervaring dan ook delen. “Zo werken de Gentse SHM’s al jaren samen, met succes”, bevestigt Femke Verfaillie van WoninGent.

 

Bij verzekeringen gebeurt een groot deel van het werk door een makelaar, die de opmaak van het bestek voor de raamovereenkomst en de gunningsprocedure begeleidt.

 

Ook is er altijd een gezamenlijk aanspreekpunt bij problemen. Meestal is er één medewerker van de SHM die dit opvolgt of samen met een klein team coördineert. Vaak is er ook een periodiek overleg van vertegenwoordigers van de SHM’s die samenwerken, zodat iedereen zijn steentje kan bijdragen en op de hoogte blijft.

 

“Ook voor de huurders bespaar je heel wat werk”, voegt Rudy Clé van Woonhaven Antwerpen toe. “Zij worden gefaciliteerd en moeten deze zaken niet zelf uitzoeken. Ik denk dan bijvoorbeeld aan de verzekering van de woning en de gezinspolis.”

 

Kennis

 

Een laatste belangrijk aspect is de kennisdeling die plaatsvindt onder de verhuurders als zij samenwerken. Sommige verhuurders hebben al meer ervaring, die zij met plezier delen met de anderen. Wim Gevaert van De Gentse Haard: “De eerste keer dat je een bestek moet opmaken vergt wel wat inspanning. Maar als je kan voortbouwen op kennis van collega’s of als het niet je eerste keer is, dan gaat het al een pak vlotter.”

 

Ook hebben de ondernemingen die de opdrachten uitvoeren een grote kennis van zaken, waar de verhuurders gebruik van kunnen maken. Samen staan we sterker: die volkswijsheid gaat bij groepsaankopen absoluut op.

 

 

Tekst: Hanne Coenegrachts, jurist, en Kiara Dekoninck, projectbeheerder Personeel & HRM
Foto's: VVH, Woonhaven en De Gentse Haard